Прикладное программное решение
«Учет работы автозаправочных объектов»
ППР « У Р А З О»
1. Введение
В процессе эволюции рынка торговли нефтепродуктами и сжиженными углеводородными газами (СУГ), образовалось много мелких, средних и крупных компаний, холдингов работающих в этой области.
Практически все крупные нефтяные и газовые компании России и СНГ занимаются развитием своего розничного рынка.
По мере развития сетей автозаправочных объектов (АЗО) растет количество предложений в части их автоматизации.
Появляются всё более совершенные автоматизированные системы управления технологическими процессами (АСУ ТП), программно-технические и программно-аппаратные комплексы (ПТК, ПАК).
При вводе в эксплуатацию нового АЗО компания стремится оснастить его более современным ПТК или ПАК. В результате в компании может образоваться сеть автозаправочных объектов оснащенных ПТК, ПАК разных разработчиков или вообще не автоматизированных.
Ведение управленческого и бухгалтерского учета в сложившейся ситуации требует больших трудовых затрат и человеческих ресурсов.
Кроме того, большинство компаний Управленческий, Бухгалтерский учет ведут, применяя продукты 1С.
В компаниях сложилась система учета, отражающая особенности компании и не всегда совпадающая с системой учета ПТК, ПАК.
Этот фактор является сдерживающим при вводе АЗО в эксплуатацию и выборе более совершенного ПТК, ПАК.
Прикладное программное решение (ППР): «Учет работы автозаправочных объектов» (УРАЗО) позволяет компаниям автоматизировать процесс обработки и консолидации информации о работе автозаправочных объектов, оснащенных ПТК, ПАК разных разработчиков, ПТКУТ и не автоматизированных, обеспечивает переход от системы учета ПТК, ПАК, к системе учета принятой в компании.
2. Концептуальные решения ППР "УРАЗО»
2.1. Определение АЗО.
К автозаправочным объектам (АЗО) относятся все объекты, осуществляющие прием, хранение и розничную реализацию нефтепродуктов, СУГ, сопутствующих товаров и услуг: АЗС, АГЗС, АЗК, МАЗК и др.
2.2. Классификация видов деятельности АЗО.
Основными видами деятельности АЗО являются:
- прием, хранение и реализация нефтепродуктов, СУГ;
- прием, хранение и реализация сопутствующих товаров;
- оказание услуг.
По каждому виду деятельности ведется раздельный учет.
2.3. Организационная структура АЗО.
Учет в «УРАЗО» ведется по следующим аналитическим разрезам:
- Организация;
- Подразделение;
- Склад (место хранения);
- Смена;
- Касса.
2.3.1. Организация.
АЗО может представлять одну или группу организаций. Каждая организация может заниматься одним или несколькими определенными (пп.2.2.) видами деятельности.
Например: 1. АЗО принадлежит одной организации, а виды деятельности распределены между
подразделениями и складами.
2. На АЗО работает несколько организаций, среди которых, на усмотрение
компании, распределены виды деятельности следующим образом:
- прием, хранение и реализация нефтепродуктов (можно по видам нефтепродуктов);
- прием, хранение и реализация СУГ;
- прием, хранение и реализация сопутствующих промтоваров;
- прием, хранение и реализация сопутствующих продтоваров;
- оказание услуг (можно разделить по видам услуг).
Такие возможности ППР «УРАЗО» позволяют компаниям оптимально выстраивать организационную структуру АЗО, ведение Управленческого, Бухгалтерского и Налогового учета.
2.3.2. Подразделение.
АЗО может представлять одно или группу подразделений. Каждое подразделение может заниматься одним или несколькими определенными (пп.2.2.) видами деятельности (аналогично Организации).
2.3.3. Склад (место хранения).
Склады АЗО классифицируются:
- по видам деятельности (видам ТМЦ):
- топливо;
- товары;
- услуги;
- общий.
При определении склада как «Общий», программа автоматически сформирует документы: «Отчет работы смен АЗО» по видам деятельности (топливо, товары, услуги), что может быть излишним.
- по уровню автоматизации:
Определены три группы уровней автоматизации:
- ПТКАЗС – группа, в которую входят склады АЗО, оснащены: ПТК, ПАК с высоким уровнем автоматизации учетных и технологических операций. Информация о работе смен АЗО экспортируется из ПТК в виде файлов и импортируется в ППР «УРАЗО - Офис»;
- ПТКУТ - группа, в которую входят склады АЗО, оснащены ППР «УРАЗО - ПТКУТ». Информация о работе смен АЗО экспортируется из ПТКУТ в виде файлов и импортируется в ППР «УРАЗО - Офис»;
- НТТ - группа, в которую входят не автоматизированные склады. Информация о работе смен АЗО передается в виде бумажных отчетов и вводится в ППР «УРАЗО - Офис» вручную.
Рекомендации: НТТ целесообразно оснастить ППР «УРАЗО - ПТКУТ», что позволит автоматизировать АЗО и облегчит обработку данных в офисе.
Допускается ситуация, когда на одном АЗО склады имеют разный уровень автоматизации.
Например: Склад, по которому ведутся операции: приема, хранения и реализации Топлива - оснащен ПТК АЗС;
Склад, по которому ведутся операции: приема, хранения и реализации Товаров -
оснащен ПТКУТ;
Склад, по которому ведутся операции: оказания услуг - не автоматизирован.
Склад может быть оснащён одной или несколькими ККМ.
По каждой ККМ ведется учет совершаемых операций, которые отражаются в документах: «Отчет работы смен АЗО» (Топливо, Товары, Услуги).
Детализация складов может быть достаточно подробной.
Например: Детализация складов на АЗО может быть по видам топлива или по группам сопутствующих товаров, услуг.
Рекомендации: Следует деление складов осуществлять по видам деятельности: топливо, товары, услуги.
2.3.4. Смена.
Смена АЗО определяется следующими параметрами:
- № (номер);
- дата начала;
- дата окончания;
- Администратор - ответственный по смене.
Данные из ПТК АЗС экспортируются как правило с № смены и при импорте в ППР «УРАЗО - Офис» идет отбор данных по № смены. Поэтому, нумерацию смен необходимо синхронизировать в том случае, если на АЗО склады оснащены ПТК АЗС разных разработчиков, а работает одна смена на все склады.
Если же на каждом складе работает отдельная смена, синхронизации смен не требуется.
Например: Склад, по которому ведутся операции: приема, хранения и реализации Топлива - оснащен ПТК АЗС, обслуживает одна смена;
Склад, по которому ведутся операции: приема, хранения и реализации Товаров -
оснащен ПТКУТ, обслуживает другая смена;
Склад, по которому ведутся операции: оказания услуг - не автоматизирован, обслуживает третья смена.
По каждой смене формируется Документ : «Отчет работы смен АЗО».
Если на АЗО одна смена, а операции проводятся по Топливу, Товарам и Услугам, по смене формируются три документа:
2.3.5. Касса.
На АЗО всегда существует касса для проведения операций с денежными средствами (ДС):
- Приход ДС;
- Расход ДС;
- Перемещение ДС;
- Инкассация ДС.
Все операции проводятся по статьям движения денежных средств (ДДС) и отражаются в документе «Отчет работы АЗО».
2.3.6. Система расчетов.
Видов оплат может быть неограниченное количество, однако каждый «Вид оплаты» характеризуется: «Типом оплаты» и «Типом цены».
- Типы оплаты:
- Наличные;
- Дисконтная карта;
- Ведомость;
- Карта;
- Талоны;
- Банковский кредит;
- Платежная карта;
- Мерник.
Примечания: 1.В некоторых ПТК АЗС отбор проб (прокачка) проводится через кассу ККМ, в этом случае «Тип оплаты» будет – «Мерник».
2. Типы цен формируются в Справочнике: «Типы цен номенклатуры» и содержат % скидок, наценок относительно базовой цены. Типов цен может быть неограниченное количество.
3. Характеристика ППР "УРАЗО»
ППР «УРАЗО» представляет 4(четыре) продукта:
- УРАЗО Бухгалтерия 8 КОРП ;
- УРАЗО Бухгалтерия 8;
- УРАЗО Управление торговлей 8;
- УРАЗО Управление производственным предприятием 8 (в работе).
Структурно ППР «УРАЗО» состоит:
- Основная конфигурация «УРАЗО» ;
- Набор функциональных блоков в внешней обработке.
Такая структура позволяет компоновать разные автоматизированные рабочие места (АРМ), в зависимости от потребностей пользователя, что исключает излишний функционал и удешевляет продукт.
Используя определенный набор функциональных блоков, осуществляется компоновка двух продуктов:
3.1. ППР «УРАЗО — Офис» - Универсальный механизм консолидации информации для ведения Управленческого, Бухгалтерского учета в компании, по автозаправочным объектам, имеющие разную организационную структуру, отличающиеся уровнем и средствами автоматизации.
Устанавливается в Офисе для ведения операций импорта и обработки данных о работе смен, поступающих из АЗО, автоматического формирования документов для 1С и их экспорта в конфигурации 1С.
Все операции в УРАЗО максимально автоматизированы.
Пользователь выполняет следующие действия:
3.1.1. Открытие смены, по которой ведется обработка информации о работе смены:
- заполнение реквизитов: Склад (автоматически показывается № предыдущей смены);
- выбор файла загрузки ( в процессе загрузки показываются: № Смены, Начало и Окончание, Администратор);
- имеется возможность распечатать загруженную информацию кнопкой«Печать загрузки» для контроля;
- открытие смены (нажатие кнопки "Открыть смену"). Автоматически формируются и заполняются документы: "Отчет работы смен АЗО" по Топливу или по сопутствующим Товарам.
Предусмотрен режим Корректировки информации.
3.1.2. Автоматическое формирование документов для 1С (каждого вида или по всем документам):
- имеется возможность автоматически формировать документы для 1С по видам, что целесообразно т.к. бухгалтеру рекомендуется просмотреть автоматически сформированные документы перед их проведением, чтобы проводки по Счетам были корректными. При обнаружении ошибок, автоматически сформированные документы могут быть удалены по кнопке:
«Удалить Документы »;
3.1.3. Расчет итогов работы смены (нажатие Кнопки «Расчет итогов»);
3.1.4. Проведение документа «Отчет работы смен АЗО»;
3.1.5. Закрытие смены (если операция выполняется без выхода из программы УРАЗО, все реквизиты заполняются автоматически).
В процессе работы выдается много сообщений, подсказок, что облегчает работу Пользователю.
Для получения информации используются Универсальные отчеты, позволяющие формировать отчеты в разных аналитических разрезах и за любой период. Отчеты формируются Пользователем.
В «УРАЗО – Бухгалтерия» и «УРАЗО – Бухгалтерия КОРП» при проведении автоматически сформированных документов , формируются проводки по Счетам бухгалтерского учета.
В "УРАЗО-ПТКУТ" (УРАЗО Управление торговлей 8) имеются возможности экспорта данных в разные конфигурации 1С.
Кроме того, Версии 10.3.11 и выше "УРАЗО-ПТКУТ", и (УРАЗО – Бухгалтерия 8 и УРАЗО – Бухгалтерия 8 КОРП) позволяют осуществлять между ними обмен базами данных, что упрощает их ведение.
Обработка данных одного АЗО в офисе занимает от 2-х до 5 минут, в зависимости от объема информации, структуры АЗО и технических возможностей компьютера.
Учитывая, что ПТК и ПАК разных разработчиков отличаются возможностями экспорта информации, для удобства пользователей в УРАЗО предусмотрена настройка видимости
колонок табличных частей документов «Отчет работы смен АЗО».
3.3.1. Основные функции ППР «УРАЗО - Офис»:
- загрузка (импорт) данных о работе смен, экспортируемых из ПТК, ПАК, ПТКУТ или ручной ввод (НТТ);
- заполнение табличных частей документов «Отчет работы смен АЗО» (см. пп.3.3);
В зависимости от функциональных возможностей ПТК, ПАК и экспортируемых ими данных в ППР «УРАЗО – Офис» возможен прием и обработка информации:
По Нефтепродуктам и СУГ (Топливо) данные заносятся в документ «Отчет работы смен АЗО по топливу»:
Доставка топлива – заполняется вручную, когда топливо поставляется собственным автотранспортом:
- данные о затратах на доставку топлива (Автомобиль, Водитель, ДС выданные водителю, авансовый отчет, путевой лист, пробег автомобиля, расход топлива автомобиля и др.), необходимые для учета работы автотранспорта;
- данные от поставщика (Поставщик, Накладная, Топливо, вес, и др.).
Поступление топлива:
- данные Поставщика и слива Топлива на АЗО (вес, плотность, температура и др.);
- данные о грузоперевозчике, если грузоперевозчик сторонняя организация.
Перемещение топлива: - перемещение топлива между складами и АЗО, при этом учитываются плотность Отправителя, Получателя и данные грузоперевозчика.
Расход топлива:
- данные: ТРК, ККМ, Покупатель, Вид оплаты, Топливо, Плотность (возможен перерасчет по установленной плотности по замерам на пистолете), Количество(литры, кг), Скидки(постоянные, текущие),НДС, Потери на скидках и др.
Расход топлива по ведомости:
- данные: Покупатель, Автомобиль, Водитель, Путевой лист, Топливо, Количество и др.
Расход топлива по талонам:
- данные: Дата расхода, Покупатель, Топливо, Талон, Номинал талона, Остаток талона, Расход, и др. Обеспечена возможность повторного использования талона , если расход по талону меньше номинала.
Переоценка топлива;
Списание топлива;
Оприходование топлива;
Счетчики топлива:
- данные: ТРК, Топливо (рукав), Начало смены, Окончание смены, Расход за смену.
Остатки топлива:
- по данным уровнемеров: Резервуар, Топливо, Начало смены, Остаток, Вместимость резервуара. Осуществляется расчет остатков по данным «Расхода топлива» и сравнение с данными уровнемеров.
Чеки ПТК АЗС:
- данные по операциям отпуска Топлива: ККМ, Топливо, Вид оплаты, Количество.
ИТОГИ: - расчет итогов работы смены по Топливу осуществляется по всем перечисленным выше видам движений (Приход, Перемещение, Расход,. и др.) в трёх единицах измерения: кг., литр, руб., а также много сравнений данных показаний оборудования (уровнемеры, счетчики) с данными учета в программе ПТК.
Касса: Отражены движения денежных средств (ДС) по статьям движения.
Примечание: Видов и наименований Топлива может быть неограниченное количество.
По Сопутствующим товарам (Товары) данные заносятся в документ «Отчет работы смен АЗО по сопутствующим товарам»:
Поступление товара:
- данные Поставщика (Накладная, Дата Накладной, Группа товара, Штрих-код, Товар, Количество, Единица измерения, Цена, НДС, Сумма и др.).
Перемещение товара: - перемещение Товара между складами и АЗО.
Продажа товара:
- данные: Покупатель, Вид оплаты, Группа товара, Штрих код, Товар, Количество, Единица измерения, Цена, НДС, Сумма, Потери на скидках и др. .
Переоценка товара;
Списание товара;
Оприходование товара;
Остатки товара:
- данные: Группа товара, Штрих код, Товар, Начало смены, Окончание смены, Единица измерения, Цена закупки, Сумма закупки, Цена розницы, Сумма розницы, НДС и др. .
Касса: Отражены движения денежных средств (ДС) по статьям движения.
Примечание: По всем указанным выше движениям - Товар характеризуется: Группа товара, Штрих-код и Наименование.
- формирование накопительной информации в регистрах, что позволяет получить информацию о работе АЗО за любой период;
- автоматическое формирование документов для 1С:
«Поступление товаров и услуг»,
«Перемещение товаров»,
«Отчет о розничных продажах»,
«Реализация товаров и услуг»,
&nbs… Продолжение »